L'AG en tant que syndic bénévole

Préparation de l'Assemblée Générale

La préparation de l'Assemblée Générale est une mission essentielle du syndic bénévole.
Elle permet d'assurer la régularité des décisions et d'éviter toute contestation ultérieure.

1. Fixer la date et le lieu

Le syndic doit organiser au moins une assemblée générale ordinaire par an (article 7 du décret du 17 mars 1967).
La date est généralement choisie en concertation avec le conseil syndical, et le lieu doit être accessible à tous les copropriétaires (dans l'immeuble ou à proximité).

2. Établir l'ordre du jour

L'ordre du jour doit être clair, complet et précis.
Il inclut obligatoirement :

• l'approbation des comptes de l'exercice écoulé,
• le vote du budget prévisionnel,
• la désignation du syndic,
• la mise à jour des contrats (assurance, entretien, etc.),
• et, le cas échéant, les travaux ou projets d'amélioration.
  
  

Les copropriétaires peuvent proposer l'ajout de questions, à condition d'en faire la demande avant l'envoi des convocations.

3. Documents à préparer

Le syndic doit rassembler et présenter :

• les comptes de la copropriété (bilan, relevés, factures),
• les devis de travaux,
• le rapport du conseil syndical (si existant),
• le plan pluriannuel de travaux (PPT) si la copropriété y est soumise,
• et les contrats en cours (entretien, assurance, maintenance).
  
  

Bon à savoir : depuis 2024, les copropriétés doivent tenir à jour un extranet numérique permettant aux copropriétaires de consulter les documents préparatoires à l'AG.

Convocation à l'Assemblée Générale

1. Délai et mode d'envoi

La convocation doit être envoyée au moins 21 jours francs avant la date de l'assemblée (article 9 du décret du 17 mars 1967).

Elle peut être transmise :

• par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR),
• par voie électronique, si le copropriétaire a donné son accord préalable,
• ou remise en main propre contre signature.
  
  

2. Contenu de la convocation

La convocation doit obligatoirement contenir :

• la date, l'heure et le lieu de la réunion,
• l'ordre du jour complet,
• les résolutions à voter,
• les documents annexes nécessaires à la compréhension des points (devis, comptes, etc.),
• et un formulaire de vote par correspondance, désormais obligatoire pour tous les copropriétaires.
  
  

Nouveauté 2025 : les copropriétés peuvent tenir l'AG en visioconférence ou en format hybride (présentiel + visioconférence), sous réserve d'un vote préalable autorisant ce mode d'organisation.

3. Qui convoque ?

Le syndic bénévole convoque l'assemblée.
Toutefois, si celui-ci est défaillant, la convocation peut être effectuée :

• par le conseil syndical,
• ou par un copropriétaire représentant au moins un quart des voix, sur autorisation judiciaire.

Tenue de l'Assemblée Générale

1. Présidence et feuille de présence

L'assemblée est présidée par un copropriétaire élu en début de séance.
Une feuille de présence doit être signée par tous les copropriétaires ou leurs mandataires.
Elle précise le nombre de voix représentées et est annexée au procès-verbal.

2. Déroulement

Le syndic bénévole présente :

• le rapport de gestion,
• les comptes de l'exercice,
• le budget prévisionnel,
• les questions inscrites à l'ordre du jour.
  
  

Chaque résolution est votée selon la majorité prévue par la loi du 10 juillet 1965 :

• Article 24 : majorité simple des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés ;
• Article 25 : majorité absolue de tous les copropriétaires ;
• Article 26 : double majorité pour les décisions importantes (travaux lourds, modification du règlement, etc.).
  
  

3. Vote et participation

Les copropriétaires peuvent désormais voter :

• en présentiel,
• par correspondance,
• ou par visioconférence, sous réserve que le système assure la confidentialité et la vérification de l'identité.
  
  

Le syndic doit consigner le résultat de chaque vote avec précision dans le procès-verbal.

Conseil pratique : pour les petites copropriétés, l'utilisation d'un outil de gestion numérique gratuit (type AGCopro ou SyndicBénévole.fr) facilite la préparation, le vote et l'archivage des décisions.

PV d'assemblée

Le procès-verbal (PV) doit être rédigé immédiatement à l'issue de l'assemblée.

1. Contenu obligatoire

Le PV mentionne :

• la date et le lieu de la réunion,
• les noms des présents et représentés,
• les résultats détaillés des votes,
• les décisions adoptées ou rejetées,
• et les réserves éventuelles formulées par les copropriétaires.
  
  

2. Signature et notification

Le PV doit être signé par le président de séance, le secrétaire et le(s) scrutateur(s).
Il est ensuite notifié à tous les copropriétaires dans un délai de un mois maximum.
L'envoi peut se faire par voie électronique si le copropriétaire y a consenti.

3. Conservation et affichage

Le syndic bénévole doit archiver le PV et l'ajouter à l'extranet de la copropriété.
Un exemplaire peut être affiché dans les parties communes pour information.

À retenir : toute irrégularité dans la convocation ou le déroulement de l'AG peut entraîner l'annulation d'une décision sur recours d'un copropriétaire dans un délai de deux mois à compter de la notification du PV.

Organiser une Assemblée Générale en tant que syndic bénévole exige rigueur et méthode, mais les outils numériques et les réformes récentes simplifient de plus en plus cette tâche.
En 2025, les maîtres-mots sont transparence, accessibilité et conformité : des assemblées bien préparées et bien tenues garantissent une copropriété sereine, réactive et conforme à la loi.