Le décompte des charges de copropriété
Le budget prévisionnel de la copropriété
Le budget prévisionnel est l'outil de planification financière de la copropriété. Il est établi par le syndic, en concertation avec le conseil syndical, puis voté en assemblée générale à la majorité simple de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
Contenu du budget prévisionnel
Ce budget couvre l'ensemble des dépenses courantes de maintenance, d'administration et de fonctionnement de l'immeuble, notamment :
- l'entretien et la réparation des parties communes (nettoyage, ascenseurs, espaces verts, etc.) ;
- les contrats de maintenance (chauffage, ventilation, sécurité, désenfumage, etc.) ;
- les consommations d'eau, d'électricité et de chauffage collectif ;
- les honoraires du syndic et les frais de gestion courante ;
- les primes d'assurance et les frais de banque.
Appel des provisions trimestrielles
Une fois le budget adopté, le syndic procède à l'appel de provisions auprès des copropriétaires.
Chaque copropriétaire verse quatre acomptes trimestriels sur la base de sa quote-part dans les charges communes (tantièmes).
Bon à savoir : le syndic doit transmettre à chaque copropriétaire un état détaillé de sa situation de compte, disponible également sur l'extranet de la copropriété.
Révision du budget
Le budget prévisionnel est voté pour un exercice annuel mais peut être révisé en cours d'année en cas d'imprévu : hausse des coûts énergétiques, travaux urgents, ou évolution réglementaire. Cette révision doit être votée en assemblée générale.
Dépenses hors budget prévisionnel
Certaines dépenses ne relèvent pas du budget prévisionnel, car elles sont exceptionnelles, imprévisibles ou ponctuelles.
Elles concernent principalement :
- les travaux de rénovation ou de gros entretien (ravalement, réfection de toiture, mise en conformité électrique, isolation thermique, etc.) ;
- les travaux d'amélioration ou d'équipement collectif nouveau (pose d'un visiophone, bornes de recharge électriques, panneaux solaires…) ;
- les dépenses de sinistres non couvertes par l'assurance de la copropriété ;
- les frais de contentieux ou de recouvrement des impayés.
Ces dépenses font l'objet d'un vote spécifique en assemblée générale, selon leur nature :
- Article 24 pour les travaux d'entretien ;
- Article 25 pour les travaux d'amélioration ;
- Article 26 pour les modifications structurelles importantes ou les dépenses non prévues.
Le syndic établit alors un appel de fonds exceptionnel, distinct des provisions trimestrielles, avec un échéancier adapté à la trésorerie des copropriétaires.
Conseil pratique : il est recommandé d'anticiper les dépenses lourdes à travers un plan pluriannuel de travaux (PPT), désormais obligatoire pour les copropriétés de plus de 15 ans, afin de mieux lisser les charges et éviter les appels de fonds soudains.
Les avances de trésorerie
Les avances de trésorerie permettent d'assurer la continuité financière de la copropriété entre deux appels de fonds ou en cas de retard de paiement de certains copropriétaires.
Types d'avances
Il existe deux types d'avances prévues par la loi :
- L'avance de trésorerie courante
Elle correspond à une réserve permanente permettant au syndic de faire face aux dépenses urgentes ou aux décalages de trésorerie. - Montant : voté en assemblée générale (article 35 du décret du 17 mars 1967).
- Remboursement : en cas de vente d'un lot, le copropriétaire sortant peut récupérer sa part, sous réserve de régularisation des comptes.
- L'avance pour travaux
Elle est destinée à anticiper le financement de travaux à venir inscrits dans le plan pluriannuel ou décidés en assemblée.
Elle peut alimenter le fonds de travaux, devenu obligatoire depuis la loi ALUR pour les copropriétés de plus de 10 lots principaux.
Gestion et placement des avances
Le syndic doit placer les avances sur un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
Les sommes ne peuvent être utilisées que pour les dépenses votées ou urgentes.
Bon à savoir : depuis la réforme comptable de la copropriété, les avances doivent figurer distinctement dans les annexes budgétaires (annexe 1 pour les charges, annexe 5 pour les avances et réserves).
Le décompte des charges trimestrielles constitue le cœur de la gestion financière de la copropriété.
Entre budget prévisionnel, dépenses exceptionnelles et avances de trésorerie, la transparence et la rigueur du syndic sont essentielles pour garantir la stabilité financière de l'immeuble.
Une gestion claire et anticipée des charges permet d'éviter les tensions entre copropriétaires et d'assurer la pérennité du patrimoine collectif.
